Het duidelijkste verschil tussen een factuur en een proforma factuur is dat het een onofficiële factuur is. Pro-forma facturen zijn alleen voor je eigen administratie en zijn niet onderdeel van je boekhouding.

Je kunt het zien en gebruiken als een voorlopige factuur die de koper informatie biedt over de producten of diensten die je nog gaat leveren en factureren. Je kunt bijvoorbeeld een proforma factuur sturen nadat een klant een offerte heeft geaccepteerd, maar nog voordat je daadwerkelijk gaat leveren. Op die manier kun je de klant van de benodigde informatie voorzien of om een vooruitbetaling vragen. Soms heeft een klant deze informatie vooraf nodig voor bijvoorbeeld vergunningen voor import aan te vragen.

Lees verder voor meer informatie over proforma facturen en hoe je deze makkelijk kunt maken om je facturatie nog makkelijker en completer te maken.

Wanneer wordt een proforma factuur gebruikt?

Er zijn verschillende situaties waarin het handig is om een proforma factuur te gebruiken. Je kan ze gebruiken om een vooruitbetaling te vragen voor een levering of opdracht. Meestal komt dit voor bij grote (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen. Import en export is een andere veel voorkomende situatie, waarbij jouw klant zich in het buitenland bevindt en jouw producten wil importeren maar aan douane moet aantonen wat hij precies gaat importeren. Bijvoorbeeld bij het aanvragen voor benodigde vergunningen of verklaringsdocumenten. Met een proforma factuur kun je deze informatie delen met je klant zonder gevolgen voor je boekhouding.

Regels waar het document aan moet voldoen

De proforma factuur is geen officiële factuur, dus deze hoef je als klant niet te betalen en ook niet in je administratie op te nemen. Daarom gelden de eisen voor een gewone factuur niet. Het enige eis is dat je duidelijk vermeld dat het om een Proforma Factuur gaat; dus dat het niet een gewone factuur is. De Belastingdienst stelt ook geen eisen voor de document nummering omdat de nummers namelijk alleen voor je eigen overzicht en administratie zijn. Maar let op: het is niet toegestaan om op de proforma factuur hetzelfde factuurnummer te gebruiken als op de zelfde officiële factuur. Tenzij dit aansluit op de chronologische nummering van je facturen.

Proforma factuur document voorbeeld

Hier links zie je een voorbeeld van een Pro-forma factuur document. Eigenlijk is deze gewoonlijk identiek aan een gewone factuur met enige verschil de titel van het document. Zoals eerder uitgelegd is het belangrijk dat de nummerseries uniek zijn en verschillen van de nummerseries van de gewone facturen.

Met Facturatie Office kun je al je documenten geheel naar eigen wens opmaken, met je eigen bedrijfslogo en huisstijl. De document indeling en alle informatie die getoond wordt op het document kun je zelf bepalen. Er staan ook meerdere kant en klare opmaak sjablonen tot je beschikking voor een professionele stijl en uitstraling.

Bekijk ook onze voorbeeld facturen om inspiratie op te doen voor jouw pro-forma factuur.