Effectieve offertes maken

Als ondernemer is effectieve offertes maken een essentieel onderdeel van je bedrijfsvoering. Een goede offerte is niet alleen een prijsopgave van de producten en diensten die je aanbiedt, maar is ook een visitekaartje van je bedrijf. Het moet vertrouwen wekken en de de klant overtuigen om voor jou te kiezen.

Maar je wil ook je offertes snel met je eigen klantenbestand en eigen producten lijst met een paar klikken kunnen aanmaken. Vervolgens digitaal je offertes met bijlagen kunnen sturen naar de klant. Je wil dat de klant de offerte direct digitaal kan ondertekenen. En de status van alle offertes wil je ook makkelijk in één overzicht bijhouden. En vervolgens direct van een offerte met één klik een factuur maken en sturen. Dit is allemaal mogelijk met de facturatie software van Facturatie Office.

Welke gegevens heb je nodig voor een professionele offerte maken?

  1. Klant adres en contactpersoon: Het adres en eventueel contactpersoon (of afdeling) vermelden van de ontvangende partij.
  2. Jouw eigen logo: Maak de offerte op met je eigen logo en kleuren van je huisstijl voor een goede, stijlvol en professionele eerste indruk.
  3. Offerte titel: Met een opvallende titel is het in één oogopslag duidelijk voor jezelf en de klant dat het document een offerte is.
  4. Offertenummer: Met een unieke oplopende document nummer is het makkelijker om specifieke documenten te identificeren.
  5. Offertedatum en vervaldatum: De datum van uitreiking van het document en de verloopdatum maakt het duidelijk voor wanneer de klant moet reageren.
  6. Inleiding tekst: Met een inleiding tekst kan je een boodschap meegeven om je voorstel meer persoonlijk te presenteren en introduceren.
  7. Producten en diensten: Een duidelijke naam en omschrijving, prijsstelling en specificatie van je aangeboden producten en diensten is essentieel.
  8. Totaalbedragen en korting: Hier worden de toaalbedragen excl. en incl. btw weergegeven. Eventueel aangevuld met een korting bedrag of percentage.
  9. Geldigheidstermijn en voorwaarden: Het moet voor de klant duidelijk zijn wat de leveringsvoorwaarden zijn die gelden voor deze offerte.
  10. Handtekening voor akkoord: Met een digitale handtekening kan de klant meteen online de offerte goedkeuren zonder handmatige poespas.
  11. Eigen bedrijfsgegevens: Vanzelfsprekend moet het duidelijk zijn voor de klant wie de aanbieder is en hoe hij met jouw bedrijf in contact komt.

Facturatie Office heeft alles wat je nodig hebt voor het maken van offertes

Met de offerte software van Facturatie Office bespaar je een hoop tijd bij offertes maken. En bovendien beschik je over alle handige functies die het hele offerte proces makkelijker en overzichtelijker voor je maakt. Zo automatiseer je veel stappen die anders handmatig uitgevoerd worden, die foutgevoelig zijn en te veel van jouw kostbare tijd in beslag nemen. Ontdek de mogelijkheden om jouw offerte en facturatie proces makkelijker en efficiënter in te richten.
  • Offerte sjablonen: Kies uit diverse kant en klaar offerte sjablonen voor een mooie, professionele opmaak. En pas de opmaak verder aan.
  • Digitale handtekening: Stuur je offerte met inbegrepen link voor online goedkeuring en laat je offertes meteen digitaal ondertekenen door de klant.
  • E-mailen met bijlagen: Email je offerte als PDF bestand en voeg bijlagen toe met je leveringsvoorwaarden, prijslijst of aanvullende informatie.
  • Gewonnen status: Ontvang automatische meldingen als een offerte verlopen en goedgekeurd of afgekeurd is en hou je verkoop prestaties bij.
  • Offerte overzicht: Hou voor al je offertes de status bij in een duidelijke overzicht. En neem direct de juiste actie op het juiste moment.
  • Product afbeeldingen: Maak je offertes aantrekkelijker en duidelijker door gebruik van product afbeeldingen op je offerte regels.

Offerte maken met digitale handtekening

Een offerte direct online voor akkoord kunnen laten ondertekenen door de klant kan niet alleen tijd en moeite besparen, maar ook je verkoop kansen verbeteren. De klant hoeft zich niet meer te ergeren aan het uitprinten, ondertekenen en terugsturen van je offerte. Je krijgt eerder reactie en ziet automatisch wanneer de klant je offerte geaccepteerd of afgekeurd heeft. Deze stukje gemak en tijdbesparing die je de klant biedt kan net het verschil maken tussen jouw en je concurrenten.

Bij de offerte maken kies je voor verzenden met digitale handtekening. Er wordt dan een 'Onderteken voor akkoord' link inbegrepen in je offerte PDF document en ook in de email die je stuurt aan de klant. De klant klikt op de link en ziet vervolgens een online versie van de offerte die hij kan ondertekenen. De digitale handtekening is rechtsgeldig en registreert de datum, plaats, naam en email van de opdrachtgever.

  • Sneller reactie op je aanbieding: Je concurrenten voor zijn en eerder de juiste actie ondernemen voor verbeterde sales prestaties.
  • Geen papieren rompslomp: Geen frustrerende handmatige handeling nodig van jou of je klant. En werkt op elke smartphone, tablet of PC.
  • Actuele offerte status: Altijd de actuele, real time status van al je offertes overzichtelijk op een rij. En ontvang automatische meldingen.

Offerte maken met product afbeeldingen

Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Bij een offerte maken kan het gebruik van product afbeeldingen verhelderend werken en je offerte ook een stuk aantrekkelijker maken. Als de klant kan zien wat hij gaat kopen zal hij meer vertrouwen hebben in de aanbieding en dus eerder bereid zijn om akkoord te gaan. Afbeeldingen van artikelen op je factuur zijn dus een mogelijkheid om je verkoop kansen te verbeteren.

Met Facturatie Office sla je je artikelen op in de product database en kan je vervolgens met één klik een product toevoegen op je offerte. Je kan dus ook je product afbeeldingen bij je product gegevens opslaan en bij het maken van de offerte kiezen om de afbeelding wel of niet te tonen op de product rij. Let op dat je nette afbeeldingen gebruikt die er professioneel uitzien op de offerte. En let op de combinatie van offerte opmaak en de product afbeelding achtergrond kleur.

  • Meer opvallend: Je offerte springt direct mer in het oog vanwege kleurrijke afbeeldingen die je aanbieding een stuk aantrekkelijker maken.
  • Duidelijker: Voor de klant is het duidelijker om welke artikelen het gaat en dit geeft meer zekerheid en vertrouwen in jouw voorstel.
  • Product database: Je productgegevens gecentraliseerd en in één plek makkelijk beheerd. Inclusief product afbeeldingen.
Offerte maken met product afbeeldingen voor meer duidelijkheid en beter resultaat

Offerte maken met product afbeeldingen

Luxe offerte maken met voorblad en begeleidende brief

Wil je dat jouw offerte maximale effect heeft? Maak dan gebruik van een mooi opgemaakte voorblad en/of schrijf een begeleidende brief die jouw aanbieding op een persoonlijke manier introduceert. Met de factuurprogramma van Facturatie Office kan je binnen enkele minuten luxe offertes maken die een optimale eerste indruk maken op jouw klanten en jouw bedrijf optimaal representeren. Onderstaande offerte is gemaakt door een hoveniersbedrijf en is een mooie voorbeeld offerte van een goede, effectieve voorstel. Er is ook gebruik gemaakt van aanvullende vrije tekstvelden in de offerte tabel om de klant zo goed mogelijk te informeren over zijn aangeboden producten en diensten. Ontdek wat het gebruik van een voorblad en begeleidende brief kan doen voor de verkoop van jouw onderneming.

"Echt heel fijn! Zo makkelijk om te gebruiken en bespaart me heel veel tijd"

Christine | Ondernemer kledingbranche
Beoordeling: UITSTEKEND
factuurprogramma beoordeling
4.7 Sterren

Gebruiksvriendelijkheid:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid
Functionaliteit:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid
Prijs/Kwaliteit:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid
Betrouwbaarheid:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid