Offerte aanmaken

Een offerte is een formeel aanbod van diensten of producten, en werkt als een soort etalage voor je bedrijf. Met Facturatie Office zijn offertes in een paar klikken opgesteld, voorzien van je eigen huisstijl en verzonden naar de klant. Gaat de klant akkoord? Verander de offerte dan in een handomdraai in een factuur. Hieronder leg ik uit hoe je een offerte opstelt.

Voor een overzicht van al je offertes klik je links bovenin op verkoop > offertes. Voor een nieuwe offerte klik je vanuit je dashboard rechts bovenin op het plusje > nieuwe offerte, of links bovenin op het plusje naast offertes.

Er opent zich een nieuwe offerte. Selecteer eerst de gewenste klant en eventueel een contactpersoon. Check ook of de bedrijfsgegevens als het adres en het BTW-nummer kloppen. De offertedatum wordt standaard ingevuld als de dag van aanmaak van het document. Dit kun je zelf wijzigen. Kijk of de vervaldatum klopt, vul een eventuele leveringsdatum, referentie en kenmerk in en check of de valuta juist is ingesteld.

Voeg desgewenst extra regels toe om meerdere producten of diensten op de offerte te plaatsen. Kijk vervolgens nog even of het bedrag op de eindafrekening klopt, en vul een eventuele gepersonaliseerde inleidende of afsluitende tekst in. Klik vervolgens rechts onderin op versturen.

Wanner de offerte klaar is, klik je op Stuur e-mail met PDF. In het nu geopende scherm zie je het bericht dat je klant ontvangt. De offerte wordt als bijlage toegevoegd. Check of de gegevens kloppen, verander indien gewenst de begroeting en de bestandsnaam van het PDF-bestand en besluit of je een kopie van de correspondentie wilt ontvangen. Klik vervolgens op verzenden.

Je offerte is verzonden en staat nu in je overzicht offertes.

Krijg je melding dat de offerte akkoord is? Klik dan naast de offerte op actie > verander offertestatus.

Je ziet nu in je overzicht offertes dat deze offerte akkoord is bevonden. Maak nu direct vanuit de offerte een factuur aan, door naast de offerte te klikken op actie > factuur aanmaken.

Er opent zich een nieuwe factuur, ingevuld met exact dezelfde gegevens en informatie als op de eerder aangemaakte offerte. Kijk goed of alles klopt en klik vervolgens op versturen.

Je offerte is verandert in een factuur, en succesvol verzonden! Hij zal vanaf nu terug te vinden zijn onder verkoop > verkoopfacturen.

Een offerte maken is heel eenvoudig. Kijk voor meer informatie, uitleg en video's verder op de website van Facturatie Office!