Al je bol.com bestellingen automatisch overzetten naar Facturatie Office

Als ondernemer of ZZP’er wil je je focussen op waar je goed in bent, en zo min mogelijk tijd verspillen. Handmatig bestellingen en facturen bijhouden kost veel tijd, en de kans dat er iets fout gaat is groter. Met onze nieuwe bol.com-koppeling voor verkooppartners van Bol.com kun je je webshop bestellingen en facturen automatisch overzetten naar de software van Facturatie Office. Vervolgens worden je gegevens moeiteloos verwerkt in je administratie en boekhouding. Zo hou jij tijd over voor waar je goed in bent: ondernemen.

De Bol.com-koppeling, hoe werkt het?

Heb je een account bij Facturatie Office en heb je de koppeling met Bol.com aangemaakt? Dan zet de koppeling automatisch al je binnenkomende bestellingen van Bol.com door naar Facturatie Office. Natuurlijk kun jij als ondernemer zelf instellen hoe en wanneer je wil dat dit gebeurt. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit te doen zodra de bestelling is afgerond, of pas wanneer jij de verzending van het bestelde product hebt gedaan.
De koppeling is mogelijk wegens een samenwerking tussen Facturatie Office en de ontwikkelaar van de koppeling: Webwinkelfacturen.nl. Zij onderhouden en ontwikkelen deze functie.

Wat wordt er overgezet:
  1. 1. De klantgegevens
  2. 2. De producten die zijn besteld
  3. 3. De bijbehorende prijzen
  4. 4. De kosten voor het verzenden
  5. 5. Het BTW-bedrag

  6. Na een automatische veiligheidscheck en controle worden deze data ieder uur verwerkt in jouw persoonlijke omgeving van Facturatie Office.

    Direct Bol.com Koppeling activeren >

Van Bol.com koppeling naar factuur maken

Zodra Facturatie Office de gegevens ontvangen heeft en jij hebt bevestigd dat de bestelling definitief is, wordt er vanuit jouw dashboard automatisch een factuur aangemaakt. De data van Bol.com worden dan direct overgenomen op je factuur.

Uiteraard kun jij vervolgens nog eventuele aanpassingen doen, je introductietekst en het uiterlijk van de factuur personaliseren of een bijlage toevoegen. Zodra jij tevreden bent druk je op verzenden, en de factuur is verzonden naar de klant.

Belangrijk: Facturatie Office zal nooit zonder toestemming een document naar een klant versturen. Facturen worden als concept aangemaakt, zodat jij rustig kan controleren of alles klopt en of je tevreden bent. De factuur wordt dus altijd pas verzonden als jij op verzenden klikt.

Open het uitgebreide stappenplan voor meer informatie over activeren

Wat heb je nodig voor de koppeling?

Allereerst is het natuurlijk belangrijk dat je een verkooppartner-account hebt bij Bol.com. Ook moet je een account aanmaken op Webwinkelfacturen.nl. Als je dit account hebt opgezet, kun je vanuit dat account een koppeling maken met Facturatie Office. Er wordt dan een beveiligde OAuth-verbinding tot stand gebracht voor de authenticatie tussen Webwinkelfacturen.nl en Facturatie Office.

Prijzen van de koppeling

De integratie van de koppeling wordt kosteloos voor je gedaan. Je betaalt echter wel kosten voor het gebruik van de koppeling. Deze kosten zijn afhankelijk van de hoeveelheid transacties die je gebruikt per jaar, en variëren tussen de € 50,- en € 150,- per jaar. Deze kosten zijn uiteraard exclusief de licentie bij Facturatie Office.

Wil je eerst kijken of de koppeling aansluit bij jouw bedrijf? Probeer het dan gratis 30 dagen uit.
[afbeelding: kostenoverzicht inclusief pro-licentie]

Het ‘matchen’ van producten met Facturatie Office

De producten die je verkoopt via je webshop worden met de Bol.com koppeling in Facturatie Office automatisch omgezet in een factuur. De software van Facturatie Office moet deze producten natuurlijk wel kunnen herkennen. Het product moet dus ‘gematcht’ worden met hetzelfde product in onze software. Lukt dit niet? Dan maakt de koppeling een nieuw product aan in Facturatie Office. Voor het matchen kijkt de koppeling naar SKU > EAN > productcode > productid > deel van de naam.

Zorg zelf voor een goede match

Om producten te matchen, kijkt de koppeling in een volgorde naar de gegevens van het product dat overgezet moet worden:

  • Allereerst checkt de koppeling of het veld met de SKU van het product is ingevuld. Als dit zo is, wordt de matching gedaan op basis van deze SKU en de productcode in Facturatie Office.
  • Is dit SKU-veld niet ingevuld? Dan kijkt de koppeling of het veld met de EAN (ofwel barcode) is ingevuld. Zo ja, dan komt de matching op deze manier tot stand, samen met de Facturatie Office productcode.
  • Als ook de EAN niet is ingevuld wordt de bij Bol.com bekende productcode of het productnummer gebruikt voor de match.

  • Zorg er dus altijd voor dat de SKU, de EAN of de productcode is ingevuld in het veld ‘productcode’ of in het veld van de productnaam. Zorg er ook voor dat de naam van het product in Facturatie Office overeenkomt met de naam die je hanteert bij Bol.com.

Wat als er niet goed gematcht is?

Is er iets fout gegaan tijdens het matchen? Dat is gelukkig geen probleem. Met Facturatie Office zijn facturen pas definitief als jij ze definitief maakt. Voor die tijd kun je handmatig aanpassingen doen aan je document, zoals het handmatig selecteren van het juiste product.

Lees hier meer over een product koppelen aan je voorraad

Wat je binnen Facturatie Office moet doen na overzetten

Na het overzetten van je Bol.com-bestellingen wordt er binnen Facturatie Office automatisch een concept factuur opgesteld. Loop dan onderstaande checklist af om alle gegevens op de juiste manier toe te voegen aan je online boekhouding:

  • Check of alle gegevens op de concept factuur kloppen, en controleer of de factuur gematcht kan worden aan de bestelling uit je shop bij Bol.com.
  • Maak dan de factuur definitief. Nu wordt alles verwerkt in je boekhouding, maar wordt de factuur nog niet verzonden naar de klant. Wil je dit meteen doen? Kies dan ‘definitief en print’ of ‘Stuur e-mail met PDF’.
  • De factuur wordt standaard als ‘niet betaald’ geregistreerd. Is de factuur al betaald? Klik dan in het factuuroverzicht op ‘actie’ > Betaling registreren en registreer de betaling.
  • Wanneer je gebruik maakt van een betaalprovider als Paypal of Mollie, is het belangrijk dat je een tussenrekening toevoegt zodat je de facturen correct kunt inboeken.
  • Lees meer over betalingen inboeken via Mollie of een andere betaalprovider

    Het is vanzelfsprekend ook mogelijk om achteraf je betalingen te importeren naar de software. Ga hiervoor naar instellingen> import/export > Bankafschrift importeren.

Hulp nodig met betrekking tot de koppeling?

De ontwikkelaar van de koppeling, Webwinkelfacturen, staat voor je klaar als je inhoudelijke vragen hebt over de koppeling. Ook kun je ze vragen de installatie voor jou in orde te brengen. Hier vragen ze € 39,50 exclusief BTW voor. Voor vragen over Facturatie Office kun je uiteraard terecht bij onze support: support@facturatieoffice.nl.

"Geweldig programma! Prettig, eenvoudig en superhandig. Zeker een aanrader."

Rob | Consultant Online Marketing
Beoordeling: UITSTEKEND
factuurprogramma beoordeling
5.0 Sterren

Gebruiksvriendelijkheid:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid
Functionaliteit:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid
Prijs/Kwaliteit:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid
Betrouwbaarheid:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid