Al je bol.com bestellingen automatisch overzetten naar Facturatie Office

Als ondernemer wil je je focussen op waar je goed in bent, en zo min mogelijk tijd verspillen. Handmatig bestellingen, facturen, orders, producten en klanten bijhouden kost veel tijd, en de kans dat er iets fout gaat is groter. Met onze nieuwe Bol.com-koppeling voor verkooppartners van Bol.com kun je je webshop bestellingen, facturen, orders, producten en klanten automatisch overzetten naar de software van Facturatie Office. Vervolgens worden er automatisch facturen aangemaakt, eventueel verzonden voor je en gegevens moeiteloos verwerkt in je administratie en boekhouding. Zo hou jij tijd over voor waar je goed in bent: ondernemen!

De Bol.com-koppeling, hoe werkt het?

Heb je een account bij Facturatie Office en heb je de koppeling met Bol.com aangemaakt? Dan zet de koppeling automatisch al je binnenkomende bestellingen en verzendingen van Bol.com door naar Facturatie Office. Natuurlijk kun jij als ondernemer zelf instellen hoe en wanneer je wil dat dit gebeurt. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit te doen zodra de bestelling is afgerond, of pas wanneer jij de verzending van het bestelde product hebt gedaan.
De koppeling is zelf ontwikkeld door Facturatie Office. U hoeft dus geen derde tussenpartij in te schakelen. Facturatie Office doet zelf het onderhoud en beheer van de koppeling, waardoor wij de uptime en werking van de koppeling kunnen garanderen.

Wat wordt er overgezet:
  1. 1.De verzendingen
  2. 2.De orders
  3. 3.De klantgegevens
  4. 4 De producten die zijn besteld
  5. 5 De bijbehorende prijzen
  6. 6 Het BTW-bedrag
  7. 6 De kosten voor het verzenden

Na een automatische veiligheidscheck en controle worden deze data ieder uur verwerkt in jouw administratie binnen Facturatie Office.

Direct Bol.com Koppeling activeren >

Van Bol.com koppeling naar factuur maken

Zodra Facturatie Office de gegevens van een order of verzending heeft ontvangen, maakt Facturatie Office een factuur aan van de ontvangen data van Bol.com. Afhankelijk van jouw instellingen, kunnen wij de factuur aanmaken als:

  • concept factuur
  • definitieve factuur
  • definitieve factuur en automatisch versturen naar de klant
Daarnaast bieden wij rapportages aan over het aantal verstuurde documenten en overige inzichten.

Uiteraard kun jij als de factuur in concept wordt aangemaakt, nog eventuele aanpassingen doen, je introductietekst en het uiterlijk van de factuur personaliseren of een bijlage toevoegen. Zodra jij tevreden bent druk je op verzenden, en de factuur is verzonden naar de klant.

Belangrijk: Facturatie Office zal nooit zonder toestemming een document naar een klant versturen.

Wat heb je nodig voor de koppeling?

Allereerst is het natuurlijk belangrijk dat je een verkooppartner-account hebt bij Bol.com. Ook moet je een account aanmaken op Facturatie Office. Als je dit account hebt opgezet, kun je via de instellingen jouw Bol.com verkooppartner-account koppelen. Er wordt dan een beveiligde OAuth-verbinding tot stand gebracht voor de authenticatie tussen Bol.com en Facturatie Office.

Prijzen van de koppeling

De integratie van de koppeling wordt kosteloos voor je gedaan, door middel van de instellingen die je kunt opgeven. Je betaalt echter wel kosten voor het gebruik van de koppeling. Deze kosten liggen rond de 399,00 euro per jaar. Voor deze prijs importeren wij ieder uur de laatste gegevens uit Bol.com en maken wij de facturen, klanten en producten aan in Facturatie Office. Deze kosten zijn uiteraard exclusief de licentie bij Facturatie Office.

Wil je eerst kijken of de koppeling aansluit bij jouw bedrijf? Probeer het dan gratis 30 dagen uit.

Het ‘matchen’ van producten met Facturatie Office

De producten die je verkoopt via je webshop worden met de Bol.com koppeling in Facturatie Office automatisch omgezet in een factuur. De software van Facturatie Office moet deze producten natuurlijk wel kunnen herkennen. Het product moet dus ‘gematcht’ worden met hetzelfde product in onze software. Lukt dit niet? Dan maakt de koppeling een nieuw product aan in Facturatie Office. Voor het matchen kijkt de koppeling naar SKU > EAN > productcode > productid > deel van de naam.

Zorg zelf voor een goede match

Om producten te matchen, kijkt de koppeling in een volgorde naar de gegevens van het product dat overgezet moet worden:

  • Allereerst checkt de koppeling of het veld met de SKU van het product is ingevuld. Als dit zo is, wordt de matching gedaan op basis van deze SKU en de productcode in Facturatie Office.
  • Is dit SKU-veld niet ingevuld? Dan kijkt de koppeling of het veld met de EAN (ofwel barcode) is ingevuld. Zo ja, dan komt de matching op deze manier tot stand, samen met de Facturatie Office productcode.
  • Als ook de EAN niet is ingevuld wordt de bij Bol.com bekende productcode of het productnummer gebruikt voor de match.

  • Zorg er dus altijd voor dat de SKU, de EAN of de productcode is ingevuld in het veld ‘productcode’ of in het veld van de productnaam. Zorg er ook voor dat de naam van het product in Facturatie Office overeenkomt met de naam die je hanteert bij Bol.com.

Wat als er niet goed gematcht is?

Is er iets fout gegaan tijdens het matchen? Dat is gelukkig geen probleem. Met Facturatie Office zijn facturen pas definitief als jij ze definitief maakt. Voor die tijd kun je handmatig aanpassingen doen aan je document, zoals het handmatig selecteren van het juiste product.

Lees hier meer over een product koppelen aan je voorraad

Wat je binnen Facturatie Office moet doen na overzetten

Nadat je bij de Systeemintegraties de instellingen hebt opgegeven van jouw Bol.com account, begint Facturatie Office met het binnenhalen van jouw Bol.com gegevens (zoals orders, shipments, producten en klanten). Vervolgens worden op basis van jouw instellingen, concept facturen aangemaakt. Loop dan onderstaande checklist af om alle gegevens op de juiste manier toe te voegen aan je online boekhouding:

  • Check of alle gegevens op de concept factuur kloppen, en controleer of de factuur gematcht kan worden aan de bestelling uit je shop bij Bol.com.
  • Maak dan de factuur definitief. Nu wordt alles verwerkt in je boekhouding, maar wordt de factuur nog niet verzonden naar de klant. Wil je dit meteen doen? Kies dan ‘definitief en print’ of ‘Stuur e-mail met PDF’.
  • De factuur wordt standaard als ‘niet betaald’ geregistreerd. Is de factuur al betaald? Klik dan in het factuuroverzicht op ‘actie’ > Betaling registreren en registreer de betaling.
  • Wanneer je gebruik maakt van een betaalprovider als Paypal of Mollie, is het belangrijk dat je een tussenrekening toevoegt zodat je de facturen correct kunt inboeken.
  • Mochten de concept facturen goed staan, dan kun je instellen om bijvoorbeeld de facturen automatisch naar jouw klanten te laten versturen.

    Lees meer over betalingen inboeken via Mollie of een andere betaalprovider

    Het is vanzelfsprekend ook mogelijk om achteraf je betalingen te importeren naar de software. Ga hiervoor naar instellingen> import/export > Bankafschrift importeren.

Hulp nodig met betrekking tot de koppeling?

Mocht je inhoudelijke vragen hebt over de koppeling, dan staat het Support Team van Facturatie Office ter beschikking om jou verder te helpen. Ook kun je ze vragen de koppeling voor jou in orde te brengen. Hiervoor vragen wij € 49,99 exclusief BTW voor. Voor vragen over Facturatie Office kun je uiteraard terecht bij onze support: support@facturatieoffice.nl.

"Geweldig programma! Prettig, eenvoudig en superhandig. Zeker een aanrader."

Rob | Consultant Online Marketing
Beoordeling: UITSTEKEND
factuurprogramma beoordeling
5.0 Sterren

Gebruiksvriendelijkheid:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid
Functionaliteit:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid
Prijs/Kwaliteit:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid
Betrouwbaarheid:
factuurprogramma gebruiksvriendelijkheid