Automatisch btw facturen genereren

Ik staar naar de eindeloze lijst rekeningen op mijn computerscherm. Als verkooppartner van Bol.com verdien ik een goeie boterham (we gaan vier keer per jaar op vakantie), maar het resultaat is deze berg van facturen die ik nog moet aanmaken. Ik neem een slok van mijn Nespresso waarna de rillingen door mijn lijf gaan. Koud! Mijn prachtige Tag Heuer met roze wijzerplaat zegt dat ik al lang in bed had moeten liggen. Ik zucht en masseer met mijn vingers mijn voorhoofd.

Drie uur later sluit ik mijn computer af, ik kijk nog even bij mijn dochtertjes Emma en Zoë en kruip dan zo zachtjes mogelijk bij mijn vrouw in bed.

De volgende avond zit ik al om 19:00 uur achter mijn bureau met een nieuwe lijst. Met een hete Nespresso en nieuw hervonden verbetenheid ram ik de informatie in de Excel sheet. Maar een uur later is met de cafeïne ook de energie weer verdwenen.

Ik hoor een mailtje binnenkomen. Eentje van Ronald. Ik verkoop smartwatches, hij verkoopt draadloze opladers. Zijn mail is zoals gebruikelijk summier: Dit is wat jij nodig hebt voor je facturen Gebruik het nu drie weken en het bespaart zeeën aan tijd Dit moet je checken! Geen verdere informatie. Geïrriteerd pak ik mijn iPhone en bel hem.

,,Hé Ronald, die mail die je stuurde…’’
Ronald begint te lachen. ,,Zo, dat was snel.’’
Zuchtend schud ik mijn hoofd. ,,Ok, vertel.’’
,,Jij hebt ongeveer 100 facturen per dag die je nu handmatig aan het maken bent, in Excel gok ik?’’
Mijn mondhoeken hangen naar beneden, maar ik zeg niks.

,,En je hebt waarschijnlijk al een aantal keer een mailtje gehad van Bol.com om btw-facturen aan te leveren. Bedrijven die jouw product hebben aangeschaft en een factuur met omzetbelasting voor hun administratie nodig hebben.’’
Nog steeds hou ik mijn mond, terwijl ik als een gekooide tijger heen en weer loop.

,,Wat jij nodig hebt, is een koppeling met bol.com. Die koppeling zet de belangrijkste velden over, zoals de producten, de prijzen én het btw-bedrag. Vervolgens genereert het automatisch een factuur, direct bij bestelling of wanneer de verzending van het bestelde product is afgerond.’’

,,Dat is fijn, maar ik wil wel nog een controle kunnen uitvoeren voordat die factuur naar de klant gaat’’, zeg ik.
Ronald grinnikt. ,,Geen zorgen, daar hebben ze allemaal aan gedacht. Je kan zelf instellen of de factuur als concept, of gelijk definitief wordt aangemaakt. Die laatste kan je ook rechtstreeks naar de klant laten versturen.’’

Ik stop met ijsberen. ,,Dit klinkt allemaal een beetje te goed om waar te zijn Ronald. Waar zit dat addertje onder het gras?’’
,,Er is geen addertje en er zijn ook geen verborgen kosten. Je hebt alleen het online facturatie & boekhoudprogramma nodig van Facturatie Office en hun bol.com koppeling.’’
,,Dat klinkt op zich logisch. Maar dat kost me zeker een fortuin?’’
,,Helemaal niet. Je betaalt nog geen twee tientjes in de maand voor het programma en de koppeling kost 37,50 euro per maand, geen opzegtermijn. Met wat je aan tijd bespaart, heb je dat zo terugverdiend en je kan beiden gratis 30 dagen uitproberen.’’

Ik besteed gemiddeld 10 uur per week aan het handmatig aanmaken van facturen. Dat betekent 45 uur per maand. Een kleine glimlach verschijnt op mijn gezicht.
,,Ik sta open voor elke verbetering, dus kom maar op!’’
,,Je gaat naar www.facturatieoffice.nl en na het aanmaken van een account kan je gelijk 30 dagen gratis alle functionaliteiten uitproberen. En over twee weken hoor ik vast en zeker dat je ’s avonds heel andere dingen aan het doen bent.’’