Wat te doen tegen spookfacturen?

Een nepfactuur, spooknota of spookfactuur is een factuur voor goederen of diensten die nooit geleverd zijn, verzonden door oplichters. Deze oplichters versturen ze vaak met duizenden tegelijk, waarmee ze hopen dat bedrijven ze niet controleren en betalen. Als u betaalt heeft de oplichter geluk, maar doet u dat niet, dan hoort u er nooit meer iets over. Welke trucs gebruiken zij en wat kunt u er tegen doen?

Verschil met acquisitiefraude en phishing

Vaak wordt acquisitiefraude geassocieerd met spookfacturen, maar bij deze vorm van fraude levert de oplichter nog iets (ook al is dat waardeloos). Met een spookfactuur gaat het uitsluitend om een factuur. Er staat dus geen levering van goederen of producten tegenover. Spookfacturen zijn ook verschillend aan phishing. Met phishing worden bijvoorbeeld e-mails van banken nagebootst, in de hoop dat de lezer zijn gegevens doorgeeft, waarna de oplichters deze kunnen gebruiken om geld op te nemen of producten te kopen.

Welke trucs worden er gebruikt?

Bij spooknota’s gaat het vaak om bedragen kleiner dan 250 euro. Phishing, acquisitiefraude en spookfacturen heb met elkaar gemeen dat het gaat om trucs. Bedragen factureren die vaak zonder controle en snel worden betaald, met name bij grote bedrijven. Facturen zijn vaak dusdanig nagemaakt dat het lijkt alsof ze van grote banken als de Rabobank of instanties als de Kamer van Koophandel komen. Op de factuur gebruiken ze het logo en andere dergelijke punten waardoor het echt lijkt. Als u de factuur goed bestudeerd, kunt u zien dat deze nep is. Wanneer u de spookfactuur wel betaald, dan heb je een grote kans dat ze de spookfactuur opnieuw zullen versturen. U kunt er zeker van zijn dat u het geld van de betaalde spookfactuur niet kunt terugvorderen.

Wat kan ik er tegen doen?

Het simpelste dat u kunt doen is facturen controleren voordat u ze betaalt, met name als deze van leveranciers afkomen die u niet kent. Mocht u de leverancier wel kennen, maar komt het bedrag u onbekend voor, dan kunt u de nota altijd even controleren bij uw collega’s. Lees altijd de kleine letters om te ontdekken of het wel een echte factuur is. Ook kun je de spookfactuur controleren op de Fraudehelpdesk. Het werken met opdrachtnummers is ook een oplossen. Het betekend dat uw medewerkers tijdens het inkopen een opdrachtnummer moeten aanvragen. De leverancier moet dit nummer dan op zijn factuur neerzetten. Hierdoor kunt u een factuur makkelijk door de medewerker laten controleren. Vergeet niet dat een oplichter een opdrachtnummer kan gokken, wanneer u met de voor de hand liggende nummers werkt.

Met het factuurprogramma van Facturatie Office kun je eenvoudig je inkoopfacturen en verkoopfacturen opstellen naar eigen wens. Compleet in eigen huisstijl, nummeropvolging naar keuze en vele andere mogelijkheden om je boekhouding online op eenzelfde plek te organiseren. Start vandaag nog met Facturatie Office, gratis!