Volg ons

Facturatie Office Blog

Nieuws en tips van de alles-in-een facturatie en boekhouding software

blog factuurprogramma facturatie office

 

Wat is een offerte? En hoe maak ik die?

Wat is een offerte nou eigenlijk?

Een offerte is de voorloper van een factuur, een belangrijk onderdeel in het aanbestedingsproces. Het is een aanbieding voor een product of dienst waar de klant op in kan gaan. Een offerte maken is binnen veel vakgebieden een deel van de dagelijkse werkzaamheden, denk daarbij aan klussers die een offerte uitbrengen om iets op te knappen. Het is een zakelijk voorstel die de klant kan accepteren of weigeren.

De betekenis van een offerte

De definitie is vrij simpel. Een offerte is namelijk een aanbod, opgesteld vanuit een klantverzoek, tot het sluiten van een overeenkomst. Dit is dus niet hetzelfde als een aanbieding doen tot de aankoop van producten of diensten die webshops of winkels opstellen vanuit eigen initiatief. De offerte kan dus gaan over een dienst of een product. Vaak vraagt een opdrachtgever meerdere offertes van verschillende bedrijven aan om deze met elkaar te kunnen vergelijken en zo de beste optie te kiezen.

Een offerte moet de volgende onderdelen bevatten:

  • Een omschrijving van de te leveren producten of werkzaamheden
  • Een prijs die vast of verrekenbaar is en aangegeven of het inclusief of exclusief btw is.
  • Eventuele kortingen
  • Een planning van de werkzaamheden en aangegeven onder welke voorwaarden de planning wordt gehaald
  • Een uiterste datum van geldigheid van de offerte
  • Voorwaarden van de offerte en/of een verwijzing naar de algemene voorwaarden.
  • Een ondertekening die geldig is vanuit het bedrijf

Hoe maak ik een offerte?

Een offerte maken is heel eenvoudig. Je kunt namelijk zelfstandig een offerte in elkaar draaien met Microsoft Word of Excel, of een online boekhoudprogramma gebruiken. Het lijkt enigszins op een factuur, alleen moet je bovenstaande  punten wel meenemen tijdens het maken van je offerte. Denk dus ook aan randvoorwaarden en geldigheid van de offerte.

Voorbeeld offerte van Facturatie Office

Facturatie Office biedt een gratis boekhouprogramma waarmee je heel eenvoudig offertes kunt maken. Alle documenten, zoals facturen, offertes en creditnota’s voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

  Klik hier om ons voorbeeld offerte te bekijken in PDF

Ben je benieuwd naar ons boekhoudprogramma en wil je deze uitproberen? Dat kan! Je kunt vandaag starten en direct je eerste offerte maken.

Direct aan de slag. Gratis!

wat is offerte software facturatie office

Wat zijn spookfacturen? En wat doe ik er tegen?

Wat te doen tegen spookfacturen?

Een nepfactuur, spooknota of spookfactuur is een factuur voor goederen of diensten die nooit geleverd zijn, verzonden door oplichters. Deze oplichters versturen ze vaak met duizenden tegelijk, waarmee ze hopen dat bedrijven ze niet controleren en betalen. Als u betaalt heeft de oplichter geluk, maar doet u dat niet, dan hoort u er nooit meer iets over. Welke trucs gebruiken zij en wat kunt u er tegen doen?

Verschil met acquisitiefraude en phishing

Vaak wordt acquisitiefraude geassocieerd met spookfacturen, maar bij deze vorm van fraude levert de oplichter nog iets (ook al is dat waardeloos). Met een spookfactuur gaat het uitsluitend om een factuur. Er staat dus geen levering van goederen of producten tegenover. Spookfacturen zijn ook verschillend aan phishing. Met phishing worden bijvoorbeeld e-mails van banken nagebootst, in de hoop dat de lezer zijn gegevens doorgeeft, waarna de oplichters deze kunnen gebruiken om geld op te nemen of producten te kopen.

Welke trucs worden er gebruikt?

Bij spooknota’s gaat het vaak om bedragen kleiner dan 250 euro. Phishing, acquisitiefraude en spookfacturen heb met elkaar gemeen dat het gaat om trucs. Bedragen factureren die vaak zonder controle en snel worden betaald, met name bij grote bedrijven. Facturen zijn vaak dusdanig nagemaakt dat het lijkt alsof ze van grote banken als de Rabobank of instanties als de Kamer van Koophandel komen. Op de factuur gebruiken ze het logo en andere dergelijke punten waardoor het echt lijkt. Als u de factuur goed bestudeerd, kunt u zien dat deze nep is. Wanneer u de spookfactuur wel betaald, dan heb je een grote kans dat ze de spookfactuur opnieuw zullen versturen. U kunt er zeker van zijn dat u het geld van de betaalde spookfactuur niet kunt terugvorderen.

Wat kan ik er tegen doen?

Het simpelste dat u kunt doen is facturen controleren voordat u ze betaalt, met name als deze van leveranciers afkomen die u niet kent. Mocht u de leverancier wel kennen, maar komt het bedrag u onbekend voor, dan kunt u de nota altijd even controleren bij uw collega’s. Lees altijd de kleine letters om te ontdekken of het wel een echte factuur is. Ook kun je de spookfactuur controleren op de Fraudehelpdesk. Het werken met opdrachtnummers is ook een oplossen. Het betekend dat uw medewerkers tijdens het inkopen een opdrachtnummer moeten aanvragen. De leverancier moet dit nummer dan op zijn factuur neerzetten. Hierdoor kunt u een factuur makkelijk door de medewerker laten controleren. Vergeet niet dat een oplichter een opdrachtnummer kan gokken, wanneer u met de voor de hand liggende nummers werkt.

Met het factuurprogramma van Facturatie Office kun je eenvoudig je inkoopfacturen en verkoopfacturen opstellen naar eigen wens. Compleet in eigen huisstijl, nummeropvolging naar keuze en vele andere mogelijkheden om je boekhouding online op eenzelfde plek te organiseren. Start vandaag nog met Facturatie Office, gratis!

Direct aan de slag. Gratis!

De wettelijke eisen van een factuur

Wat zijn de wettelijke factuureisen nou eigenlijk?

Wanneer je als ondernemer diensten aanbied of handelt in goederen, bent u in bepaalde situaties verplicht een factuur mee te geven. De factuur heeft namelijk een belangrijke rol in de omzetbelasting (BTW). De ondernemer mag namelijk alleen de BTW aftrekken als de ontvangen of verzonden factuur aan de wettelijke eisen voldoet. Als leverancier dan ook echt verplicht om een volledige factuur uit te reiken, omdat sinds 1 januari 2010 zelfs mogelijk een verzuimboete (van maximaal 4.920,-) kan worden gegeven als de ondernemer een onvolledige of onjuiste factuur heeft uitgedeeld.

De eisen van een factuur op een rij

Hieronder vind je alle factuureisen op een rij voor iedereen die BTW plichtig is:

  • De volledige naam van de afnemer
  • Uw eigen volledige naam (juridische naam of handelsnaam), in combinatie met het adres waar de onderneming is ingeschreven. Een postbusnummer is niet voldoende.
  • Uw KvK-nummer
  • Een uniek ordernummer
  • Datum waarop de factuur is uitgegeven en waarop de goederen of diensten zijn geleverd
  • Een omschrijving van de diensten of goederen die zijn geleverd, inclusief het aantal stuks
  • Het BTW-tarief dat in rekening wordt gebracht
  • Het totale bedrag aan BTW en het bedrag dat u in rekening brengt exclusief BTW
  • Het bedrag inclusief BTW

Digitaal factureren

Als je digitaal wilt factureren, dan is er één extra voorwaarde aan verbonden. De koper (afnemer) moet akkoord gaan met de factuur. De afnemer mag de elektronische factuur (e-factuur) weigeren als hij of zij de factuur niet in digitale vorm wilt ontvangen. De verzonden factuur moet wel voldoen aan de wettelijke factuureisen en moet worden opgenomen in de administratie.

BTW verleggen

Als de BTW wordt verlegd, moet dit nadrukkelijk worden vermeld op de factuur. Dit kan door bijvoorbeeld een extra regel  toe te voegen als “heffing verlegd”. Daarnaast ben je als ondernemer verplicht het BTW-identificatienummer van de afnemer op te nemen op de factuur.

Factuurnummers

Vanuit de Belastingdienst is het verplicht om een opeenvolgende logische factuurnummering te gebruiken. Er mogen namelijk geen gaten in die reeks voorkomen.

Ons voorbeeld factuur

De facturen die je kunt aanmaken in Facturatie Office voldoen aan alle factuureisen. Je kunt ze zelfs persoonlijk aanpassen, zodat ze helemaal in je eigen huisstijl worden opgemaakt. Een factuur maken is zo gedaan.

Factuur wettelijke factuureisen facturatie office

Wil je ons factuurprogramma uitproberen? Geen problemeem! Start vandaag en maak direct gratis je eerste factuur.

Direct aan de slag. Gratis!

factuureisen facturatie software tool

Wat is een pakbon nou eigenlijk?

Een pakbon, wat is het nou eigenlijk?

Een pakbon wordt in de volksmond ook wel een leveringsbon genoemd. Maar wat is een pakbon nou eigenlijk? Als je als ondernemer, ZZP’er, MKB’er of freelancer een bedrijf runt en in goederen of producten handelt, ontkom je er niet aan om soms een pakbon te moeten meesturen met de te leveren goederen. Het is een aanvulling op de factuur die hoort bij de bestelling.

De definitie van een pakbon

De definitie is heel envoudig. Het is een omschrijving van de inhoud van een collo of pakket. Het zegt in feite wat er in het pakket zit. Denk aan het type product, de hoeveelheid en informatie over de leverancier. Het is dus een omschrijving van de goederen die worden geleverd en verzonden.

Vergeet niet dat je de pakbon ook moet bewaren in je administratie, omdat het onderdeel is van de factuur. De factuur en de pakbon samen maken het totale document compleet. Vergeet ook niet dat de klant op een pakbon zit te wachten, men gebruikt hem namelijk vaak om de levering van producten na te tellen ter controle. Tijdens de pakboncontrole vergelijkt men de orderbevestiging met de pakbon. Wil je professioneel overkomen richting je klant? Maak dan een pakbon!

Hoe maak ik een pakbon?

Dat is heel eenvoudig. Je kunt de factuur gebruiken die je met Word of Excel hebt gemaakt en alleen het aantal bestelde stuks vermelden. Dus een kopie van de factuur, minus de bedragen (een simpele versie van de factuur). Zo kun je de informatie van de leverancier gelijk hergebruiken.

Een tweede optie is om facturatie software zoals Facturatie Office te gebruiken. Met onze software kun je gratis pakbonnen maken, direct vanuit je factuur, dus het is heel praktisch. Zo organiseer je je complete boekhouding binnen een programma, ideaal voor ondernemers.

Ons voorbeeld document

Met Facturatie Office, ons boekhoudprogramma, kun je gratis en eenvoudig een pakbon maken. De pakbon voldoet aan alle voorwaarden waaraan het document moet voldoen volgens de Belastingdienst.

  Bekijk hier ons voorbeeld pakbon in PDF

Wil je ons boekhoudprogramma uitproberen? Dat kan! Start vandaag nog en maak direct je eerste pakbon.

Direct aan de slag. Gratis!

pakbon software facturatie office